Freistellung w Niemczech – Zwolnienie z podatku budowlanego

Freistellung oznacza urzędowe zwolnienie z podatku budowlanego, które potwierdzane jest dokumentem Freistellungsbescheinigung (Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG). Mechanizm podatku Bauabzugsteuer polega na potrąceniu części wynagrodzenia za usługi budowlane w Niemczech, jeżeli wykonawca nie posiada ważnego zwolnienia.

Należy złożyć wniosek o Freistellung aby niemiecki podatek budowlany nie był potrącany z faktur, a rozliczenia mogły odbywać się w pełnej wartości. To rozwiązanie szczególnie istotne przy realizacji robót budowlanych na terenie Niemiec przez podmioty zagraniczne.

Musisz posiadać potwierdzenie zwolnienia podatkowego aby otrzymywać wynagrodzenie w pożądanej kwocie.

Kara za brak Freistellung nie ma formy klasycznej sankcji administracyjnej. Nie posiadanie Freistellungbescheinigung oznacza, że niemiecki podatek budowlany jest automatycznie potrącany z należności za wykonane prace i jest przekazywany do niemieckiego Finanzamtu. Środki te nie trafiają więc bezpośrednio do wykonującego usługi. 

Dodatkowo brak odpowiedniego zaświadczenia może skutkować problemami przy dalszych rozliczeniach lub przy próbie odzyskania potrąconych kwot.

Freistellung w Niemczech dotyczy podmiotów wykonujących prace budowlane. Zakres tych prac zależy od rodzaju świadczonych usług oraz charakteru projektu.

Nie każda działalność techniczna podlega tym samym zasadom, dlatego warto przeanalizować, czy dana aktywność mieści się w definicji usług budowlanych.

Podatek Bauabzugsteuer opisany jest w niemieckiej ustawie o podatku dochodowym, czyli Einkommensteuergesetz (lub skrótowo EStG). Obejmuje on wszystkie podmioty realizujące usługi w Niemczech w branży budowlanej. Nie ma znaczenia czy dokonałeś rejestracji firmy w Polsce czy w Niemczech. Dotyczy zarówno prac fizycznych, jak i robót montażowych czy instalacyjnych. Nie ma znaczenia także czas trwania prac. W praktyce nawet krótkie realizacje podlegają zasadom dotyczącym podatku od usług budowlanych.

Podmioty realizujące prace i usługi budowlane na terenie Niemiec, niezależnie od miejsca rejestracji działalności, podlegają specjalnemu podatkowi od usług budowlanych, który w praktyce wynosi 15% wartości kontraktu.

Jest to forma obowiązku podatkowego, którą płaci firma zatrudniająca wykonawcę budowlanego, aby zabezpieczyć zobowiązania podatkowe wykonawcy. Aby uniknąć obciążenia i nie płacić podatku konieczne jest uzyskanie zwolnienia z tego podatku (Freistellungsbescheinigung). Certyfikat umożliwia wykonawcy uzyskanie 100% przysługującego mu wynagrodzenia.

Warto uzyskać Freistellung, ponieważ umożliwia to ochronę płynności finansowej oraz efektywność w zarządzaniu projektami. Dzięki niemu firma eliminuje ryzyko czasowego „zamrożenia” środków oraz konieczności późniejszego ubiegania się o zwrot podatku budowlanego.

Zdarzają się sytuacje, w których wspomniana danina nie omija także firm świadczących usługi budowlane w Niemczech, nawet jeżeli posiadają certyfikat Freistellung - zwolnienie z podatku. Dzieje się tak w przypadku, kiedy podwykonawcę charakteryzuje brak aktualnego Freistellung. Urząd musi potrącić 15% podatku budowlanego, nawet jeżeli główny wykonawca posiada Freistellung.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku urząd wydaje zaświadczenie. Średni czas oczekiwania wynosi zazwyczaj od 6 do 8 tygodni i zostaje wydana decyzja na czas określony. Urząd skarbowy w Niemczech wydaje zaświadczenie z datą, kiedy wniosek został opracowany. Freistellung nie jest wydawane z datą wpłynięcia do urzędu.

W przypadku zagranicznych przedsiębiorców budowlanych pierwszy dokument umożliwiający uniknięcie należności jest wydawany tylko na okres 3 miesięcy, a kolejny na rok. W tym okresie trzeba pamiętać o jego przedłużeniu.

Przedłużenie Freistellung jest zbliżone do pierwszej procedury uzyskiwania dokumentu. Ubiegać się o Freistellung w formie przedłużenia warto najpóźniej po dwóch miesiącach od otrzymania pierwszego potwierdzenia.

Kluczowym dokumentem w celu uzyskania certyfikatu jest jest dokładnie wypełniony wniosek o zwolnienie z podatku budowlanego. Poniższe dokumenty są wymagane w przypadku każdej firmy działającej w Niemczech. Wniosek o Freistellung należy złożyć dołączając:

• kopię potwierdzenia rejestracji działalności w Polsce z CEiDG / KRS,
• kopię dokumentu tożsamości właściciela lub właścicieli,
• potwierdzenie adresu siedziby firmy.

Kompletność dokumentów ma kluczowe znaczenie w celu uzyskania Freistellung i uniknięcia wezwań do uzupełnień.

Przekazany Finanzamtowi podatek budowlany firmy w Niemczech mogą odzyskać w pewnych przypadkach. Wymaga to jednak osobnej procedury i dodatkowych formalności. O jego zwrot można ubiegać się po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym został on potrącony.

Przykładowo: jeśli w okresie roku 2025 zainteresowany nie posiadał Freistellung, a zleceniodawca potrącił 15% z wynagrodzenia, wniosek o zwrot tej kwoty można złożyć po 1 stycznia 2026 roku.

Proces odzyskiwania środków bywa jednak czasochłonny, dlatego wcześniejsze składanie wniosku o Freistellung – zwolnienie z podatku jest rozwiązaniem korzystniejszym.

Zwolnienie działa zapobiegawczo – eliminuje potrącenia już na etapie rozliczeń. Zwrot podatku dotyczy natomiast sytuacji, gdy podatek został wcześniej pobrany.

Różnica polega więc na czasie i sposobie odzyskania środków – Freistellung pozwala ich nie tracić, a zwrot podatku wymaga późniejszego postępowania.

Obowiązek potrącenia należności od usług budowlanych w Niemczech nie powstaje, jeżeli wartość usług wykonanych na rzecz jednego odbiorcy w danym roku kalendarzowym nie przekroczy określonych limitów. Wynoszą one 15 000 EUR, gdy odbiorca usługi jest osobą wynajmującą nieruchomości i nie prowadzi innej działalności, oraz 5 000 EUR w pozostałych przypadkach.

Po przekroczeniu tych progów zastosowanie mają przepisy o podatku Bauabzugsteuer, a brak ważnego certyfikatu zwolnienia skutkuje potrąceniem podatku. Z tego względu przy regularnych lub wyższych zleceniach budowlanych warto wcześniej zabezpieczyć się poprzez załatwienie zwolnienia Freistellung.

Wniosek do niemieckiego urzędu skarbowego najlepiej złożyć jeszcze przed rozpoczęciem realizacji robót. Pozwala to uniknąć potrąceń już od pierwszych rozliczeń.

Im wcześniej załatwisz certyfikat Freistellungsbescheinigung, tym większa szansa na otrzymanie zwolnienia z odprowadzania podatku bez konieczności późniejszego, problematycznego odzyskiwania środków.

Tak, załatwienie Freistellung w Polsce jest możliwe przy skorzystaniu z profesjonalnego wsparcia. Decydując się na usługę TimeTax, nie musisz kontaktować się z niemieckim urzędem, wypełniać formularzy ani wysyłać korespondencji. Całość procedury realizowana jest w Twoim imieniu, bez konieczności znajomości języka niemieckiego.

TimeTax zajmuje się przygotowaniem dokumentów, wysłaniem wniosku oraz obsługą sprawy na każdym etapie, zapewniając sprawny i bezpieczny przebieg całego procesu.

Warto złożyć wniosek we właściwym urzędzie skarbowym w Niemczech. Wybór odpowiedniego urzędu ma istotne znaczenie dla prawidłowości procedury oraz czasu jej rozpatrzenia. W przypadku podmiotów z Polski procedura odbywa się w jednym z wyznaczonych Finanzamtów, zgodnie z pierwszą literą nazwy działalności:

• od A do G – Finanzamt Hameln,
• od H do L – Oranienburg,
• od M do R – Cottbus,
• od S do Ź – Nördlingen.

Dzięki złożeniu stosownego wniosku do odpowiedniego urzędu możliwe jest sprawne przeprowadzenie całego procesu.

Weryfikacja podatkowa dotyczy każdego przedsiębiorcy wnioskującego o zwolnienie z budowlanego podatku, który już posiada niemiecki numer podatkowy (Steuernummer).

Należy pamiętać, że weryfikacja podatkowa powinna wpłynąć do urzędu do 31. lipca danego roku. Bez weryfikacji podatkowej nie jest możliwe otrzymanie dalszego przedłużenia Freistellung.